Mehrwertsteuer (MWST) in der Schweiz – Wie funktioniert sie und wann ist eine freiwillige Registrierung sinnvoll?

Wer ist MWST-pflichtig?

Unternehmen mit einem jährlichen steuerbaren Umsatz von CHF 100'000 oder mehr müssen sich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die MWST registrieren und sind verpflichtet, MWST zu erheben, zu deklarieren und zu bezahlen (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG).

Alle in Rechnung gestellten Leistungen gelten als "Umsatz", ausser Leistungen, die gemäss Art. 21 MWSTG von der MWST befreit sind. Sobald sich ein Unternehmen für die MWST registriert, kann es einen Vorsteuerabzug auf die eingekauften Dienstleistungen und Produkte geltend machen, d.h., dem Unternehmen wird die während des Produktionsprozesses anfallende MWST erstattet.

Hier sind die wichtigsten Faktoren, die die MWST-Pflicht bestimmen:

• Umsatzgrenze: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen sind verpflichtet, sich für die MWST zu registrieren. Für gemeinnützige Organisationen, freiwillige Sport- oder Kulturvereine beträgt die Umsatzschwelle CHF 250'000 (Art. 10 Abs. 2. lit. c MWSTG)
• Geschäftstätigkeit: Unternehmen, die in der Schweiz ansässig sind und steuerbare Leistungen erbringen, sind grundsätzlich MWST-pflichtig, unabhängig davon, ob es sich um ein Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft handelt.
• Ausländische Unternehmen: Ausländische Unternehmen, die steuerbare Leistungen in der Schweiz erbringen, müssen sich ebenfalls für die MWST registrieren. Dies gilt insbesondere, wenn sie eine Präsenz in der Schweiz haben, wie einen festen Sitz, eine Zweigniederlassung oder einen ständigen örtlichen Vertreter.

Wann beginnt die MWST-Pflicht?

Für Start-ups oder Erweiterung unternehmerischer Tätigkeit:

Beim Start eines neuen Unternehmens in der Schweiz oder bei der Erweiterung der Tätigkeiten eines bestehenden Unternehmens muss sich das betreffende Unternehmen für die MWST registrieren, wenn es absieht, dass sein Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigen wird.

Falls dies nicht der Fall ist, muss es seinen Umsatz weiterhin überwachen und laufend beurteilen, ob die CHF 100'000-Schwelle innerhalb der ersten 12 Monate nach Beginn der Geschäftstätigkeit überschritten wird. Die neue Beurteilung sollte mindestens jedes Quartal erfolgen, und wenn absehbar wird, dass die Umsatzschwelle überschritten wird, ist das Unternehmen verpflichtet, sich innerhalb von 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) für die MWST zu registrieren, ohne dazu aufgefordert zu werden (Art. 66 Abs. 1 MWSTG).

Das Unternehmen kann dann wählen, ob es ab Beginn der Tätigkeit, ab dem Datum der Umsatzrevision oder ab Beginn des Quartals, in dem es sich für die MWST registriert, steuerpflichtig sein möchte.

Beispiel: Ein neues Unternehmen schätzt seinen Jahresumsatz auf CHF 80'000. Im ersten Quartal werden CHF 20'000 Umsatz erzielt. Im zweiten Quartal verbessern sich die Verkäufe, und ein Umsatz von CHF 30'000 wird erreicht. Es wird geschätzt, dass die Verkäufe weiter wachsen werden und daher der Jahresumsatz CHF 100'000 übersteigen wird. Da dies nun absehbar ist, muss sich das Unternehmen innerhalb von 30 Tagen nach dem zweiten Quartal bei der ESTV für die MWST registrieren.

Bestehende Unternehmen:

Für bestehende Unternehmen, die bereits laufende Tätigkeiten ausüben, entsteht die Verpflichtung zur MWST-Registrierung auch, wenn der Umsatz des Unternehmens im vorangegangenen Geschäftsjahr CHF 100'000 übersteigt. In diesem Fall endet die Befreiung von der MWST-Pflicht zu Beginn der folgenden Steuerperiode, und das Unternehmen muss sich entsprechend registrieren (Art. 14 Abs. 3 MWSTG).

Beispiel: Ein Unternehmen erwirtschaftet im Jahr 2024 CHF 109'000 an steuerbarem Umsatz. Da die Schwelle während des Geschäftsjahres überschritten wurde, ist es ab dem 1. Januar 2025 MWST-pflichtig und muss sich bei der ESTV registrieren.

Wann endet die MWST-Pflicht?

Wenn der steuerbare Umsatz eines Unternehmens unter die anwendbare MWST-Schwelle fällt (CHF 100'000 für die meisten gewöhnlichen Unternehmen) und erwartet wird, dass dieser niedrigere Umsatz in der folgenden Steuerperiode anhält, ist das Unternehmen verpflichtet, sich von der MWST abzumelden (Art. 14. Abs. 5 MWSTG).

Die Abmeldung ist nur am Ende der Steuerperiode gestattet, in der die Umsatzunterschreitung eingetreten ist. Wenn das Unternehmen die Abmeldung versäumt, wird dies als Verzicht auf die Befreiung von der Steuerpflicht gemäss Artikel 11 behandelt. Mit anderen Worten, das Unternehmen bleibt freiwillig MWST-registriert, und der Verzicht gilt ab Beginn der folgenden Steuerperiode.

Beispiel: Ein Unternehmen erwirtschaftet im Jahr 2025 nur CHF 85'000 an steuerbarem Umsatz. Es erwartet kein Wachstum in 2026 und prognostiziert daher einen Umsatz unter der CHF 100'000-Schwelle. Das Unternehmen kann eine MWST-Abmeldung Ende 2025 beantragen. Wenn es sich nicht abmeldet, wird es als freiwilliger Verzicht auf die Befreiung betrachtet und bleibt 2026 MWST-pflichtig.

Die MWST-Registrierung ist ein wichtiges Verfahren für Unternehmen, die steuerbare Leistungen in der Schweiz erbringen. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um den Registrierungsprozess erfolgreich abzuschliessen:

1. Prüfen Sie Ihre MWST-Pflicht: Bestimmen Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen obligatorisch MWST-pflichtig ist oder ob eine freiwillige Registrierung vorteilhaft sein könnte. Dies hängt von Ihrem Jahresumsatz, Ihrer Geschäftstätigkeit und davon ab, ob Sie von innerhalb der Schweiz oder aus dem Ausland operieren.
2. Reichen Sie Ihre Anmeldung ein: Um sich für die MWST zu registrieren, füllen Sie das Online-Registrierungsformular der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) aus. Sie können es elektronisch oder per Post einreichen. Die Anmeldung erfordert Angaben über Ihr Unternehmen, Ihre Geschäftstätigkeiten und den prognostizierten Umsatz.
3. Warten Sie auf die Bestätigung: Die ESTV prüft Ihre Anmeldung und weist Ihnen bei Genehmigung eine MWST-Nummer zu. Sie erhalten auch Informationen über Ihre MWST-Verpflichtungen, einschliesslich Meldehäufigkeit und Einreichungsfristen. Dieser Prozess kann einige Wochen dauern.
4. Passen Sie Ihre Buchhaltung an: Nach der Registrierung müssen Sie Ihre Buchhaltung anpassen, um den MWST-Vorschriften zu entsprechen. Dies umfasst die Ausstellung von Rechnungen mit ausgewiesener MWST, die Führung genauer Aufzeichnungen über steuerbare Verkäufe und Einkäufe sowie die Verfolgung der Vorsteuer für Abzugszwecke.
5. Reichen Sie Ihre MWST-Abrechnungen ein: Als MWST-registriertes Unternehmen sind Sie verpflichtet, regelmässige MWST-Abrechnungen bei der ESTV einzureichen. Die meisten Unternehmen reichen vierteljährlich ein, aber andere Optionen sind verfügbar (siehe Hinweis unten). In jeder Abrechnung vergleichen Sie die auf Verkäufe erhobene MWST (Umsatzsteuer) mit der auf Geschäftsausgaben bezahlten MWST (Vorsteuer). Die Differenz muss entweder an die ESTV bezahlt oder als Rückerstattung zurückgefordert werden.
6. Überwachen und aktualisieren Sie Ihren Status: Verfolgen Sie Ihren Geschäftsumsatz und Ihre Tätigkeiten. Wenn sich Ihre Situation ändert, wie das Fallen unter die MWST-Schwelle oder die Expansion in neue steuerbare Tätigkeiten, müssen Sie die ESTV informieren und Ihren MWST-Status entsprechend anpassen.

Wichtiger Hinweis zur Meldehäufigkeit

Während die meisten MWST-registrierten Unternehmen vierteljährliche Steuererklärungen einreichen, können kleinere Unternehmen, die die Saldosteuersatzmethode verwenden, halbjährlich einreichen. Zusätzlich kann seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu CHF 5'005'000 beantragen, seine MWST-Abrechnung jährlich statt vierteljährlich oder halbjährlich einzureichen (unabhängig davon, ob sie die effektive oder die Saldosteuersatzmethode verwenden).

Diese Option steht Unternehmen zur Verfügung, die frühere Abrechnungen rechtzeitig eingereicht und bezahlt haben. Anträge müssen über das ESTV ePortal eingereicht werden. Die Verpflichtung zu Akonto-Zahlungen, die von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) festgelegt wird, bleibt jedoch bestehen, basierend auf der MWST-Verpflichtung des Vorjahres.