Rechnungsstellung in der Schweiz: Was muss eine Rechnung enthalten?

Es gibt verschiedene Arten von Rechnungen, die in unterschiedlichen Formaten erstellt werden. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die in der Schweiz am häufigsten verwendeten Rechnungsarten:

• Papierrechnungen: Hierbei handelt es sich um traditionelle Rechnungen, die handgeschrieben oder auf Papier gedruckt und per Post verschickt oder dem Kunden direkt übergeben werden. Trotz des digitalen Zeitalters sind Papierrechnungen in bestimmten Branchen und bei Unternehmen, die greifbare Unterlagen bevorzugen, nach wie vor weit verbreitet.
• PDF-Rechnungen: PDF-Rechnungen sind digitale Kopien von Papierrechnungen, die auf einem PC erstellt und dem Kunden per E-Mail zugesandt werden können. PDF-Rechnungen ahmen das Layout und den Inhalt von Papierrechnungen nach und gelten nicht streng genommen als elektronische Rechnungen. Sie bieten daher den Komfort des digitalen Versands, ohne dass spezielle E-Invoicing-Standards erforderlich sind.
• Elektronische Rechnungen: Diese Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie enthalten in der Regel einen QR-Code, der es dem Empfänger ermöglicht, die Rechnung z.B. sofort über sein Mobiltelefon zu bezahlen. Dieses Format erleichtert eine effiziente Transaktionsverarbeitung, reduziert Fehler und verbessert die Einhaltung der Mehrwertsteueranforderungen.
• Proforma-Rechnungen: Eine Proformarechnung wird vor der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt. Sie enthält die Verpflichtung des Verkäufers, Waren oder Dienstleistungen zu einem bestimmten Preis zu liefern. Proforma-Rechnungen sind zwar keine Zahlungsaufforderung im eigentlichen Sinne, doch sind sie für Zollzwecke im internationalen Handel und für Käufer nützlich, um die Zahlung zu veranlassen. Eine Verwendung von Proforma-Rechnungen ist der Versand von kostenlosen Mustersendungen an einen Geschäftspartner im Ausland.

Gemäss Art. 26 des Bundesgesetzes über die Mehrwertsteuer muss eine Rechnung, damit sie rechtskonform ist und den Anforderungen der Mehrwertsteuer in der Schweiz entspricht, die folgenden Pflichtangaben enthalten:

Obligatorische Informationen

• Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID und Mehrwertsteuer), falls er mehrwertsteuerpflichtig ist,
• Name und Adresse des Empfängers,
• Rechnungsdatum,
• Datum der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen, wenn es sich vom Rechnungsdatum unterscheidet,
• Genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung,
• Der Preis oder die Gebühr für die Ware oder Dienstleistung,
• Der angewandte Mehrwertsteuersatz und der Betrag der Mehrwertsteuer, sofern diese nicht im Preis enthalten ist,
• Unterschrift in bestimmten Fällen (siehe nähere Erläuterung weiter unten).

Optionale Ergänzungen

• Rechnungsnummer: Die Angabe einer eindeutigen Kennung für jede Rechnung (Rechnungsnummer) ist in der Schweiz gängige Praxis und wird dringend empfohlen, auch wenn sie nicht zu den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestangaben gehört. Rechnungsnummern helfen bei der korrekten Buchführung und Berichterstattung.
• Zahlungsbedingungen: Standardmässig wird davon ausgegangen, dass die Kunden ihre Rechnungen bei Erhalt bezahlen. Die Angabe schriftlicher Zahlungsbedingungen, wie z. B. das Fälligkeitsdatum und etwaige Skonti, kann jedoch dazu beitragen, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden. Gemäss dem Atradius Payment Practices Barometer 2025 für die Schweiz sind 49 % der B2B-Rechnungen überfällig. Dies unterstreicht die Bedeutung klarer Zahlungsbedingungen, um das Cashflow-Management zu verbessern.
• Bankverbindung: Um es dem Käufer leichter zu machen und einen reibungslosen Zahlungsverkehr zu ermöglichen, ist es ratsam, die Bankverbindung oder andere elektronische Zahlungsmöglichkeiten (QR-Codes, Kartenzahlungsoption usw.) anzugeben.
• Dankesschreiben: Eine persönliche Note kann die Kundenbeziehungen verbessern.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Normalerweise sollten Rechnungen nach Möglichkeit sofort nach der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen ausgestellt werden. Diese unverzügliche Ausstellung ist für die MwSt.-Berichterstattung und die Einhaltung der Vorschriften entscheidend, da sie den Zeitraum bestimmt, in dem die MwSt. geschuldet wird.

Eine sofortige Ausstellung ist jedoch nicht immer möglich. Bei grösseren Projekten, bei denen die Leistung über einen längeren Zeitraum erbracht wird, kann es zu Teilrechnungen und Abschlagszahlungen kommen. Bei komplexeren Lieferungen und Leistungen können die Rechnungen erst einige Zeit nach dem tatsächlichen Lieferdatum ausgestellt werden.

Wann muss eine Rechnung bezahlt werden?

Vom Rechnungsempfänger wird in der Regel erwartet, dass er die Zahlung sofort nach Erhalt der Rechnung begleicht; die übliche maximale Zahlungsfrist in der Schweiz beträgt jedoch 30 Tage ab dem Datum der Rechnungsstellung, sofern zwischen den beteiligten Parteien nichts anderes vereinbart wurde.

Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb dieser Frist, gilt dies als Zahlungsverzug. Es ist für Unternehmen immer ratsam, die Zahlungsfristen auf der Rechnung klar anzugeben, um Verzögerungen zu vermeiden und ein reibungsloses Cashflow-Management und Finanzberichtswesen zu gewährleisten.

Auch wenn Sie Ihre Rechnungen mit der nötigen Sorgfalt bearbeiten, können Fehler passieren. Vielleicht fehlt beim angegebenen Preis eine Zahl, oder der Name oder die Adresse auf der Rechnung ist falsch. Wenn Fehler auftreten, ist es wichtig, sie umgehend und korrekt zu beheben.

Wenn eine falsche Rechnung ausgestellt wurde, muss der Aussteller die ursprüngliche Rechnung stornieren und eine neue, korrigierte Rechnung ausstellen. Auf der berichtigten Rechnung sollte deutlich vermerkt sein, dass sie die vorherige fehlerhafte Rechnung ersetzt, um Verwechslungen zu vermeiden und eine genaue Buchführung zu gewährleisten.

Wenn die nicht korrekte Rechnung bereits bezahlt wurde, müssen Sie zunächst eine Stornorechnung erstellen, um die ursprüngliche Rechnung zu annullieren, bevor Sie eine korrigierte Rechnung ausstellen. Wenn die erhaltene Zahlung zu hoch oder zu niedrig war, muss der Restbetrag von der betreffenden Partei (Käufer oder Verkäufer) beglichen werden.

Glücklicherweise lassen sich Fehler bei der Rechnungsstellung durch sorgfältige Rechnungsstellungsprotokolle und den Einsatz moderner Software für die elektronische Rechnungsstellung erheblich reduzieren. Dies kann dazu beitragen, den Zeit- und Kostenaufwand für die Berichtigung fehlerhafter Rechnungen zu verringern, und, was noch wichtiger ist, den Kunden ein höheres Mass an Professionalität und Zuverlässigkeit zu vermitteln.