Mitarbeitergeschenke und Lohnnebenleistungen: Was aus steuerlicher Sicht zu beachten ist

Bevor wir uns mit den steuerlichen Aspekten von Lohnzusatzleistungen befassen, ist es wichtig, zwischen Lohnnebenleistungen und steuerfreien Mitarbeitergeschenken zu unterscheiden.

Lohnnebenleistungen

Bei den Lohnnebenleistungen handelt es sich um eine breite Palette von Leistungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern als Ergänzung zu ihrem Gesamtvergütungspaket anbieten kann. Diese Leistungen können die Form von materiellen Gütern und Produkten oder von Dienstleistungen haben.

Sie reichen von Firmenwagen und Wohngeld bis hin zu medizinischer Versorgung und Kinderbetreuungseinrichtungen. Während Mitarbeitergeschenke in der Regel einmalige Gesten sind, handelt es sich bei Sachleistungen oft um laufende Leistungen, die den Lebensstandard der Mitarbeiter verbessern sollen.

Beispiele für Lohnnebenleistungen sind:

• Firmenwagen
• Unterkunft oder Wohngeld
• Krankenkasse
• Mahlzeiten oder Restaurantgutscheine
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften und andere Abonnements
• Zuschüsse für die Kinderbetreuung
• Einkaufsgutscheine
• Mitarbeiterrabatte

Lohnnebenleistungen werden aus steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht in der Regel als Teil des Vergütungspakets eines Arbeitnehmers betrachtet. Auf die steuerlichen Auswirkungen werden wir später noch näher eingehen. Das korrekte Verständnis der ordnungsgemässen Abrechnung dieser Leistungen ist entscheidend für die Einhaltung der schweizerischen Lohnabrechnungsvorschriften.

Geschenke für Mitarbeiter

Mitarbeitergeschenke sind in der Regel materielle Gegenstände, die ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen, Arbeitsjubiläen oder Feiertagen schenkt.

Mitarbeitergeschenke können von persönlichen Gegenständen bis hin zu Geschenkgutscheinen reichen und sind in der Regel einmalige Gesten, die die Wertschätzung des Arbeitgebers für den Beitrag des Mitarbeiters zeigen.

In der Schweiz ist der Marktwert eines Mitarbeitergeschenks aus steuerlicher Sicht entscheidend. Geschenke mit einem gesamten Jahreswert von weniger als 600 CHF sind steuerfrei und müssen auch nicht im Lohnausweis deklariert werden.

Wann werden Geschenke als Lohnnebenleistungen definiert?

Während Geschenke mit einem gesamten Jahreswert unter 600 CHF steuerfrei sind, sind Geschenke mit einem höheren Wert Teil der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers. Daher sind diese höherwertigen Geschenke aus mehrwertsteuerlicher Sicht als entgeltliche Leistungen zu betrachten.

Obwohl entgeltliche Leistungen ein viel breiteres Spektrum an Leistungen umfassen als reine Mitarbeitergeschenke, können wir Geschenke mit einem gesamten Jahreswert von mehr als 600 CHF als ein Beispiel für eine Lohnnebenleistung definieren. In diesem Sinne ist es sinnvoller und genauer, zwischen „steuerfreien Mitarbeitergeschenken“ und Lohnnebenleistungen zu unterscheiden. Auf diese Weise können wir steuerpflichtige Geschenke als Teil unserer Definition von entgeltlichen Leistungen einbeziehen.

Der gesamte Jahreswert aller einem Mitarbeiter gewährten Geschenke ist der wichtigste Faktor für die Bestimmung der damit verbundenen Steuerpflichten. Ab 2026 gilt der CHF 600-Schwellenwert für alle Geschenke an denselben Mitarbeiter innerhalb eines Kalenderjahres – nicht pro einzelnem Anlass. Wird der Schwellenwert überschritten, muss der gesamte Betrag deklariert werden, nicht nur der Anteil über CHF 600.

Einkommensteuer

Geschenke mit einem Jahresgesamtwert von weniger als 600 CHF müssen auf dem Lohnausweis des Arbeitnehmers nicht deklariert werden und sind somit für den Arbeitnehmer nicht lohnsteuerpflichtig.

Hingegen müssen Geschenke mit einem Jahresgesamtwert von mehr als 600 CHF gemäss Ziffer 2.3 auf dem Lohnausweis des Arbeitnehmers deklariert werden und unterliegen somit der Einkommenssteuer. In diesem Sinne werden sie als Teil der Gesamtvergütung des Arbeitnehmers betrachtet und somit als Gehaltsnebenleistungen eingestuft.

Mehrwertsteuer

Wie bereits erwähnt, müssen Mitarbeitergeschenke mit einem Jahresgesamtwert von weniger als 600 CHF nicht auf dem Lohnausweis deklariert werden und sind daher nicht mehrwertsteuerpflichtig in dem Sinne, dass der Arbeitgeber keine Mehrwertsteuer auf ihren Marktwert deklarieren und abführen muss.

Der Arbeitgeber kann jedoch die beim Kauf der Geschenke gezahlte Vorsteuer abziehen, wenn die Ausgaben als Teil der Kosten des Geschäftsbetriebs angesehen werden können. Dies wird in der Regel bei Mitarbeitergeschenken angenommen.

Dagegen müssen Geschenke mit einem Jahresgesamtwert von 600 CHF oder mehr im Lohnausweis des Arbeitnehmers deklariert werden und sind somit für den Arbeitgeber mehrwertsteuerpflichtig. Diese Geschenke können als Sachzuwendungen betrachtet werden, was sie faktisch zu einem Entgelt für die vom Arbeitnehmer erbrachten Leistungen macht, und daher ist es sinnvoll, dass die Mehrwertsteuer auf ihren Marktwert ausgewiesen werden muss.

Der in der Lohnabrechnung angegebene Wert des Geschenks enthält in der Regel die Mehrwertsteuer, die deklariert und an die Schweizer Steuerbehörden abgeführt werden muss. Im Gegenzug kann der Arbeitgeber die beim Kauf des Geschenks angefallene Vorsteuer abziehen.

Unternehmen, die von der Steuer ausgenommene Dienstleistungen erbringen

Bislang haben wir die typische Situation von Firmen erörtert, die Mehrwertsteuerpflichtige Dienstleistungen erbringen. In diesen Fällen kann das Unternehmen immer einen Vorsteuerabzug geltend machen, sofern die Ausgaben mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängen, was bei Mitarbeitergeschenken angenommen wird.

Bei Firmen, die Leistungen erbringen, die von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind, ist die Situation jedoch etwas anders. In diesem Fall kann die Vorsteuer nicht abgezogen werden, auch nicht die Steuer, die beim Kauf von Mitarbeitergeschenken anfällt.

Firmen, die sowohl steuerpflichtige als auch von der Mehrwertsteuer ausgenommene Leistungen erbringen, können die Vorsteuer durch direkte Zuordnung oder durch eine Vorsteuerkorrektur geltend machen.

Besteuerung von Unternehmensveranstaltungen

Firmenveranstaltungen wie eine Weihnachts- oder Neujahrsfeier können im Allgemeinen als Ausgaben im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit geltend gemacht werden. Sofern die Firma steuerpflichtige Dienstleistungen erbringt (die nicht von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind), ist es berechtigt, die mit der Organisation dieser Veranstaltungen verbundenen Kosten als Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Darüber hinaus können auch die Kosten für Geschenke, die während dieser Veranstaltungen verteilt werden, als Vorsteuer abgezogen werden.

Privater Konsum von Geschenken durch einen Einzelunternehmer

Für Einzelunternehmer gibt es einen Sonderfall, den es zu beachten gilt. Kauft ein Einzelunternehmer Gegenstände, die als Geschenk (d. h. im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit) für seine Mitarbeiter oder Kunden bestimmt sind, ist er grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Entschliesst sich der Einzelunternehmer jedoch nach Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs, die gekauften Gegenstände ganz oder teilweise für den Eigenbedarf zu verwenden, ist eine Vorsteuerkorrektur erforderlich.

Die abgezogene Vorsteuer muss in der Mehrwertsteuererklärung entsprechend dem Anteil der für den privaten Verbrauch verwendeten Gegenstände im Vergleich zum unternehmerischen Verbrauch berichtigt werden. Der Einzelunternehmer muss also die Differenz an die Steuerbehörden abführen.