Verbuchung von Gutscheinen: Wie sollten Schweizer Unternehmen MwSt und Buchhaltung handhaben?

Gutscheine sind ein beliebtes Mittel, um Kunden zu belohnen oder als Giveaway für Marketingzwecke einzusetzen. Unternehmen, die regelmässig Gutscheine anbieten, sollten über die korrekte buchhalterische und mehrwertsteuerliche Behandlung, aber auch über die rechtliche Gültigkeit bzw. den Verfall von Gutscheinen Bescheid wissen.

Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zwischen Wert- und Leistungsgutscheinen, ihre MwSt-Behandlung, Verjährungsfristen nach Schweizer Recht und die finanziellen Auswirkungen nicht eingelöster Gutscheine.

Gutscheine gehören zu den effektivsten Kundenbindungsinstrumenten für Schweizer Unternehmen. Sie generieren sofortigen Cashflow, reduzieren Produktumtausche und fördern höhere Ausgaben. Zudem wird ein Teil der Gutscheine nie eingelöst, was für den Aussteller reinen Gewinn bedeutet.

Gutscheine sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden und stellen mittlerweile einen wachsenden Markt dar. Laut Research and Markets wurde der Schweizer Geschenkgutschein-Markt 2024 auf rund USD 1,76 Milliarden geschätzt und soll bis 2029 auf USD 2,48 Milliarden wachsen (CAGR von 6,9 %). Sie werden vor allem als wertvolle Werkzeuge für die Kundenbindung eingesetzt und bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Doch was macht Gutscheine so besonders und warum sind sie so begehrt?

Frühere Liquidität durch Vorfinanzierung

Ein wichtiger Vorteil von Gutscheinen ist, dass sie eine frühere Liquidität für den Verkäufer ermöglichen. Verkaufte Gutscheine bringen sofort Einnahmen, ohne dass zu diesem Zeitpunkt eine Gegenleistung erbracht werden muss.

Weniger Umtausch

Viele Gutscheine werden als Geschenke gekauft und erleichtern es den Schenkenden, Freude zu bereiten. Für Händler hat dieser Effekt einen weiteren Vorteil: Durch die freie Wahl im Sortiment gibt es weniger Umtauschaktionen, was dem Händler Zeit und Aufwand erspart.

Erhöhte Kaufbereitschaft

Gutscheine haben auch einen rein psychologischen Effekt: Da der Beschenkte dafür nicht selbst aufkommen muss, wächst seine Bereitschaft, mehr auszugeben, als er es sonst tun würde.

Schlummergeld-Potenzial

Ein Faktor, der bei der Buchhaltung von Gutscheinen nicht unterschätzt werden sollte, ist der Anteil an Gutscheinen, die niemals eingelöst werden. Laut US-Branchendaten bleiben zwischen 10 % und 19 % der Gutscheinguthaben jederzeit uneingelöst, und rund 6 % werden nie verwendet. In der Schweiz dürfte die Situation ähnlich sein.

Auch dieses „Schlummergeld" muss bei der Buchhaltung entsprechend berücksichtigt werden, da man nach dem Obligationenrecht erst nach Ablauf der Verjährungsfrist, den Betrag uneingelöster Gutscheine als Ertrag buchen darf. Bis dahin müssen nicht eingelöste Gutscheine als Verbindlichkeiten in der Bilanz geführt werden.

Die MwSt-Behandlung hängt vollständig vom Gutscheintyp ab. Bei Wertgutscheinen wird die MwSt erst bei der Einlösung fällig. Bei Leistungsgutscheinen ist die MwSt bereits beim Verkauf fällig, da die Zahlung als Vorauszahlung für eine bestimmte, vordefinierte Leistung gilt.

Der mehrwertsteuerliche Anspruch aus einem Wertgutschein findet erst bei dessen Verwendung oder Einlösung statt. Daher ist die Mehrwertsteuer erst zum Zeitpunkt des Leistungsbezugs bzw. Einlösens des Gutscheins abzurechnen.

Im Gegensatz dazu handelt es sich beim Verkauf von Leistungsgutscheinen um eine Vorauszahlung für eine bestimmte Leistung. Daher entsteht die Steuerschuld bereits im Zeitpunkt der Abgabe des Gutscheins für die spezifische Leistung bzw. mit der Vereinnahmung des Entgelts für den Gutschein.

Nach Schweizer Recht richtet sich die Gültigkeit von Gutscheinen nach den allgemeinen Verjährungsfristen des Obligationenrechts. Gutscheine für alltägliche Waren und Dienstleistungen (z. B. Restaurantbesuche, Einkäufe) unterliegen einer fünfjährigen Verjährungsfrist, während solche für grössere Leistungen (z. B. Hotelaufenthalte, Reisen) zehn Jahre gültig sind.

Wer einen Gutschein besitzt, möchte meist möglichst lange Zeit haben, um ihn einzulösen. Doch wie lange ist ein Gutschein gültig? Die Art des Gutscheins bestimmt dessen Eigenschaften.

Nach dem Gesetz verjähren Gutscheine für kleinere Leistungen, wie Bücher, Lebensmittel, Kleider oder Restaurantbesuche, nach 5 Jahren (Art. 128 OR).

Für grössere Dienstleistungen wie ein Wochenende im Hotel oder eine Reise sieht das Gesetz eine Verjährung von 10 Jahren vor. (Art. 127 OR).

Art. 129 OR verbietet die vertragliche Verkürzung dieser gesetzlichen Verjährungsfristen. Ein auf dem Gutschein aufgedrucktes Ablaufdatum, das kürzer als das gesetzliche Minimum ist, ist daher möglicherweise nicht durchsetzbar.