Leitlinien für die elektronische Archivierung für Unternehmen in der Schweiz

In der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht für alle Unternehmen und Transaktionsarten verpflichtend, aber sie wird immer beliebter. Seit Januar 2016 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) obligatorisch. Es kann auch bestimmte Bereiche geben, in denen die elektronische Rechnungsstellung vorgeschrieben ist, z. B. im öffentlichen Beschaffungswesen und im Gesundheitswesen. Die Eidgenössische Finanzverwaltung ist die wichtigste Behörde für E-Invoicing in der Schweiz.

Einhaltung des Schweizerischen Obligationenrechts

Das Schweizerische Obligationenrecht (OR) legt die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung in der Schweiz fest. Gemäss OR müssen elektronische Buchhaltungsdaten so aufbewahrt werden, dass ihre Richtigkeit, Vollständigkeit und Authentizität gewährleistet ist. Auch der Bundesrat hat in der Verordnung (GeBüV) Vorschriften über die Führung und Aufbewahrung von elektronischen und anderen Buchhaltungsunterlagen erlassen.

Nach diesen Verordnungen können die Buchhaltungsunterlagen auf Papier, elektronisch oder in einer anderen ähnlichen Form geführt werden, sofern der Zugang zu den Transaktionen und anderen wichtigen Daten gewährleistet ist und die Unterlagen genau, authentisch und unabhängig nachprüfbar sind.

Lassen Sie uns diese Anforderungen nun genauer untersuchen:

Wie kann die Authentizität elektronischer Belege in der Buchhaltung sichergestellt werden?

Es ist unbedingt erforderlich, dass die Authentizität der elektronischen Buchhaltungsdaten stets gewährleistet ist. Es gibt verschiedene Methoden zur Aufzeichnung und Speicherung elektronischer Buchhaltungsarchive, die jeweils eigene Mittel zur Gewährleistung der Authentizität beinhalten.

Um die Authentizität elektronischer Buchhaltungsdaten zu gewährleisten, müssen Unternehmen grundsätzlich Maßnahmen ergreifen, um den unbefugten Zugriff auf ihre Daten und deren Änderung zu verhindern. Dies kann durch digitale Signaturen, Verschlüsselung und Zugangskontrollen erreicht werden.

Wir können elektronische Buchhaltungsdaten grob in zwei Arten unterteilen: nicht veränderbare und veränderbare. Aufgrund ihres unterschiedlichen Charakters haben diese Datenarten jeweils ihre eigenen spezifischen regulatorischen Anforderungen an ihre Verwaltung, um ihre Echtheit zu gewährleisten.

Nicht änderbare elektronische Daten

Nicht veränderbare elektronische Daten sind Daten, die nicht verändert oder gelöscht werden können, ohne dass solche Veränderungen leicht erkennbar sind. Beispiele für nicht veränderbare Daten sind:

• Nicht veränderbare Datenträger auf optischen Medien wie CDs oder DVDs, die einmalig mit Daten beschrieben werden können. Sobald die Daten geschrieben sind, können sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden.
• Verschlüsselte Daten, die in einem sicheren und unveränderlichen Format archiviert und in der Regel in einem "Nur-Lese"-Status gespeichert werden, um ihre Integrität zu gewährleisten.
• Unveränderliche Blockchain-Datensätze: Eine der größten Neuentwicklungen in der Welt der unveränderlichen Daten ist die Blockchain-Technologie, die kryptografische Techniken einsetzt, um ein dezentralisiertes und unveränderliches Buch der Transaktionen zu erstellen. Sobald Daten zu einer Blockchain hinzugefügt werden, ist es praktisch unmöglich, sie unbemerkt zu ändern oder zu entfernen.

Artikel 9 der GeBüv sieht vor, dass nicht veränderbare elektronische Buchführungsdaten ohne die zusätzlichen Anforderungen zulässig sind, die für veränderbare Daten gelten und auf die wir nun eingehen werden:

Veränderbare elektronische Daten

Die GeBüv besagt, dass elektronische Buchführungsunterlagen auch auf veränderbaren Datenträgern gespeichert werden dürfen, allerdings unterliegt dies dann zusätzlichen Anforderungen und Bedingungen. In diesem Fall müssen Verfahren vorhanden sein, die die Authentizität der Daten wahren und sicherstellen, dass Änderungen erkennbar und nachvollziehbar sind. Denkbare Optionen sind:

• Digitale Zeitstempel, die die Existenz bestimmter Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nachweisen und nicht gefälscht werden können.
• Digitale Signaturen können verwendet werden, um die Integrität und den Ursprung von elektronischen Archiven zu authentifizieren. Sobald ein Dokument mit einer digitalen Signatur unterzeichnet wurde, wird die Signatur durch jede Änderung des Dokuments ungültig.
• Informationen wie Protokolle für die Datenaufzeichnung, Protokolldateien usw. sollten aufbewahrt werden, um die Authentizität von veränderbaren elektronischen Dateien zu gewährleisten. Es gibt zahlreiche Softwarepakete, die solche Funktionen bieten.

Alle oben genannten Methoden zur Gewährleistung der Integrität sollten zusammen angewandt werden, damit veränderbare Daten sicher als authentisch anerkannt werden können. Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass die Speicherung in der Cloud nicht das Kriterium der Nichtveränderbarkeit erfüllt und daher diesen zusätzlichen Bedingungen und Verfahren unterliegt.

Anforderungen an die Formatierung

Elektronische Buchhaltungsdaten müssen stets so aufbewahrt werden, dass ihre Integrität und Authentizität gewährleistet ist, und sie müssen in lesbarer Form reproduziert werden können. Dies ermöglicht es jeder befugten Person, die Daten jederzeit innerhalb der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist einzusehen und zu prüfen.

Bestimmte Dateiformate eignen sich besser, um diese Anforderungen an die langfristige Speicherung, Lesbarkeit und Zugänglichkeit zu erfüllen. Die meisten Buchhaltungssoftwares erzeugen automatisch Dateiformate, die für die langfristige elektronische Archivierung geeignet sind, wie z. B.: PDF/A, XML, ZUGFeRD und S/FTP. Diese Dateien können dann auf einem nicht veränderbaren Medium gespeichert werden, z. B. durch Brennen auf eine CD, mit nur lesbaren verschlüsselten Dateispeichermethoden usw., oder sie können auf Cloud-Servern gespeichert werden, wobei die Anforderungen an veränderbare elektronische Daten zu beachten sind.

Rechtzeitige Erfassung von E-Rechnungen

Es ist wichtig, dass digitale Rechnungen zeitnah im Archivsystem eines Unternehmens erfasst werden. Idealerweise sollte der Datensatz so schnell wie möglich nach der Erstellung der Rechnung gespeichert werden, um Auslassungen, Ungenauigkeiten, Manipulationen und andere Fehler zu vermeiden. Die richtigen Buchhaltungssysteme und -software können dabei helfen, Rechnungen sofort nach ihrer Erstellung automatisch zu digitalisieren und zu speichern und so vor den genannten Risiken zu schützen.

Aufbewahrungsfrist

Digitalisierte Rechnungen und andere archivierte Buchhaltungsdaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die von Land zu Land unterschiedlich sind. In der Schweiz legt das OR die Mindestaufbewahrungsfrist für elektronische Rechnungen auf 10 Jahre fest. Das bedeutet, dass die Dokumente erst nach Ablauf dieser 10 Jahre gelöscht werden dürfen. Das Unternehmen kann sich Ermittlungen, Strafen oder Klagen aussetzen, wenn der Verdacht besteht, dass es seine Unterlagen absichtlich vor Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist gelöscht hat.

Per E-Mail versandte Rechnungen

Bei der elektronischen Archivierung digitaler Rechnungen ist die Art der Zustellung der Rechnung ein wichtiger Faktor, insbesondere bei Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden.

Die Regeln für die Aufbewahrung von E-Mails, die digitale Rechnungen enthalten, hängen von der Form ab, die sie annehmen: Wenn die E-Mail nur als Mittel zur Übermittlung der Rechnung verwendet wird (d. h. der Text der E-Mail enthält keine wichtigen Buchhaltungsinformationen, die über die in der Rechnung selbst enthaltenen Informationen hinausgehen), besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der E-Mail.

Enthält die E-Mail jedoch relevante Daten oder Informationen, die nicht in der Rechnung enthalten sind, muss sie zusammen mit der Rechnung selbst mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Viele Unternehmen entscheiden sich auch freiwillig für die Archivierung von E-Mails, die elektronische Rechnungen enthalten, da dies hilft, den gesamten Prozess genauer zu dokumentieren und zu verfolgen.