Beruf: Treuhänder – Transformation in der digitalen Ära

Vorweg sei gesagt: Das Berufsbild des Treuhänders wird sich verändern! Durch die Digitalisierung und den Einsatz von künstlicher Intelligenz entwickelt es sich (höchstwahrscheinlich) zu einer hybriden Zusammenarbeit. Wie die Zusammenarbeit in der Praxis aussieht, hängt auch vom jeweiligen Digitalisierungsstand des Unternehmens ab. Sie bringt jedenfalls beiden Seiten enorme Chancen und Vorteile – beispielsweise eine effizientere und flexiblere Treuhandarbeit. Nachfolgend schauen wir uns einmal an, welche Möglichkeiten und Vorteile die Digitalisierung für die Branche bereithält.

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Die grössten Vorteile einer Digitalisierung sind die Effizienzsteigerung und Zeitersparnis. Schliesslich wissen wir alle: Zeit ist Geld! Deshalb hilft die Digitalisierung der Treuhandbranche dabei, zeitintensive, wiederkehrende Prozesse in der Buchhaltung, Lohnverarbeitung oder Steuerberatung zu automatisieren. So muss der moderne Treuhänder beispielsweise keine Belege mehr manuell erfassen, dieser Schritt läuft bald vollständig automatisiert ab. Auch Formulare lassen sich viel einfacher digital zusammenstellen, als mühselig alles in einem Aktenordner abzuheften.

Für den Treuhänder bringt dies zwei Vorteile mit sich: Er kann seine Ressourcen effizienter nutzen und spart sowohl Zeit als auch Kosten ein. Seine neugewonnenen Stunden kann er etwa in komplexere Beratungsleistungen investieren.

Dokumenten-Management-System (DMS)

Noch heute frisst der administrative Aufwand viel Zeit! Die Lösung? Künftig lassen sich Dokumente über ein sogenanntes Dokumenten-Management-System (DMS) innerhalb von Sekunden abrufen. So können Treuhänder jederzeit auf erforderliche Dokumente zugreifen und verwalten, wodurch sich der administrative Aufwand auf ein Minimum senken lässt. Dieses System ist bereits im Einsatz und unterstützt Treuhänder sowohl bei einfachen als auch bei komplexen Anwendungsfällen des Dokumentenmanagements.

Optimierung der Beratungsleistung

Die Digitalisierung hebt auch die Art und Weise der Beratungen auf ein ganz anderes Level. So können Treugeber mithilfe von digitalen Tools und Datenanalysen dem Treunehmer eine proaktive Beratung anbieten. Im Fokus stehen dabei besonders strategische Themen wie Steueroptimierung oder Finanzplanung.

Digitaler Posteingang

Aktuell ist es oftmals noch weitverbreitet, dass Unternehmen und Treuhänder Dokumente per E-Mail oder sogar per Briefpost austauschen. Der Treuhänder muss dann alle dortigen Informationen manuell in das System einpflegen. Mit einem digitalen Posteingang lässt sich die physische Post schnell, einfach und gesetzeskonform digitalisieren und anschliessend weiterverarbeiten. Das System übernimmt und speichert alle dortigen Informationen automatisch. Dies funktioniert sowohl bei physischer Post als auch bei E-Mails.

Ortsunabhängig Arbeiten

Urlaub und Arbeiten passten nie wirklich zusammen – bis vor einigen Jahren war beides gleichzeitig überhaupt nicht möglich. Die Digitalisierung ermöglicht dem modernen Treuhänder jetzt genau das. Spätestens die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass es funktioniert. Durch den Einsatz von digitalen Kommunikationsplattformen können Treuhänder problemlos von überall auf der Welt an Besprechungen oder Beratungen teilnehmen.

So können Sie beispielsweise im Winter ein paar Tage die Sonnenstrahlen an der spanischen Küste geniessen, während der restliche Teil des Teams ganz woanders sitzt. Selbst zahlreiche Arbeitgeber gehen diesen Trend mit und bieten ihren Angestellten hybride Arbeitszeitmodelle an. Dies fördert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern auch die Kundenzufriedenheit. Auf diese Weise muss der Kunde nämlich nicht vielleicht zwei Wochen auf ein Beratungsgespräch warten, weil der zuständige Treuhänder nicht vor Ort ist.

Kundenportal

Ein sogenanntes digitales Kundenportal hilft bereits zahlreichen Unternehmen dabei, Prozesse zu beschleunigen. Auch der moderne Treuhänder profitiert künftig von einem solchen Portal. Dies ermöglicht ihm, Unterlagen automatisiert von seinen Kunden anzufordern – eine E-Mail oder ein Telefonanruf ist hierzu nicht mehr nötig. Nachdem der Treuhänder bestimmte Unterlagen anfordert, erhält der Kunde eine Benachrichtigung. Die angeforderten Dokumente kann er dann über ein einfaches Webportal, welches direkt mit dem internen DMS verbunden ist, hochladen. Auch für den Kunden vorgesehene Dokumente lassen sich direkt über das Portal speichern, um sie dann automatisch an den Kunden zu versenden.

Der moderne Treuhänder sollte einige Soft Skills in der Hinterhand haben, die weit über das rein fachliche Verständnis hinausgehen. Sie helfen ihm, den komplexen Anforderungen seines Berufs gerecht zu werden. Als Erstes möchten wir die menschliche Komponente ansprechen. Häufig arbeiten Treuhänder sehr eng mit ihren Kunden und Teams zusammen. Damit dies reibungslos funktioniert, gehören Empathie und eine offene Kommunikation zu den Grundvoraussetzungen. Sie helfen ihm dabei, auf die individuellen Anforderungen einzugehen und gleichzeitig Vertrauen zu schaffen – schliesslich geht es oftmals um sehr komplexe Unternehmensangelegenheiten, wie einer Firmengründung für ausländische Personen in der Schweiz.

Hier kommen wir auch direkt zum nächsten Punkt: der kulturellen Intelligenz. Die fortschreitende Digitalisierung erlaubt es den Unternehmen, ihr Geschäft weltweit aufzubauen. So kann ein schweizerischer Online-Händler beispielsweise auch seine Produkte in anderen Ländern verkaufen. Gleichzeitig können ausländische Unternehmen mit dem Gedanken spielen, ihr Geschäft in die Schweiz zu verlagern. Treuhänder begleiten die jeweiligen Unternehmen bei diesen Schritten und klären über die kulturellen Unterschiede und rechtlichen Regularien auf. Hier ist es von grosser Bedeutung, sowohl kulturelle Unterschiede zu berücksichtigen als auch flexibel und sensibel auf verschiedene Perspektiven zu reagieren. Diese Anpassungsfähigkeit fördert nicht nur erfolgreiche Interaktionen, sondern stärkt auch die Bindung zu globalen Partnern und Kunden.

Zu den beiden genannten Soft Skills reiht sich mit der psychologischen Dimension der Arbeit ein dritter Punkt ein. Häufig wenden sich Unternehmen mit sensiblen Themen wie Unternehmens- und Wirtschaftsberatung an Treuhänder. Hier muss er ein hohes Mass an Fingerspitzengefühl an den Tag legen. Unternehmen möchten sich sozusagen „gut aufgehoben“ fühlen. Dies funktioniert nur, indem der Treuhänder Vertrauen aufbaut und sich den Fragen und Problemen annimmt. Er sollte stets die Fähigkeit besitzen, selbst in schwierigen Gesprächen souverän aufzutreten – sowohl vor Ort als auch online. Das funktioniert am optimalsten aus einer Mischung zwischen emotionaler Intelligenz und souveränem Auftreten.

Als letzten Punkt nehmen wir lösungsorientiertes Handeln mit in die Liste! Die Welt navigiert aktuell durch wirtschaftlich unsichere Zeiten. In denen ist es besonders wichtig, dass der Treuhänder als vertrauenswürdiger Berater auftritt. Schliesslich gilt er als erster Ansprechpartner, wenn finanzielle Herausforderungen oder Entscheidungen auf dem Unternehmen lasten. Hier gilt es, Stabilität auszustrahlen und mit Weitsicht zu handeln. Indem er nicht nur Lösungen aufzeigt, sondern auch Perspektiven bietet, vermittelt er Sicherheit und arbeiten als verlässliche Partner. Nur so kann er Unternehmen selbst in Krisenzeiten in eine stabile Zukunft zu navigieren.